Generell möchten wir zunächst anmerken: Das Themenfeld ist SEHR komplex. Scheuen Sie nicht ein Gespräch mit Ihrer Medienpädagogischen Beratung zu suchen und klären Sie ihren individuellen Fall VOR der Einführung. Dennoch möchten wir hier relevante Punkte für den Einsatz von Cloud- und Kooperationsplattformen in Schule kurz für Sie zusammenfassen:

Kooperations- und Cloudplattformen:

Unter einer Kooperationsplattform ist jede serverbasierte Anwendung zu verstehen, die von Schulen zu Zwecken der Information, der Kommunikation sowie des Lehrens und Lernens betrieben oder genutzt wird. Kooperationssplattformen ermöglichen das gemeinsame Arbeiten von Kollegien im Internet gemeinsam mit oder auch ohne Schüler. Es gibt viele verschiedene Kooperationsplattformen* am Markt. Neben offenen und kostenfreien Lösungen wie z.B. Owncloud, Mediawiki, Moodle gibt es auch eine Menge verschiedener kommerzieller Anbieter.

Eine Unterkategorie von Kooperationsplattformen sind z.B. Clouddienste mit dem Zweck Dateien / Daten gemeinsam auszutauschen. Unter Clouddiensten versteht man die Ausführung von Programmen, die nicht auf dem lokalen Rechner installiert sind, sondern auf einem anderen Rechner, der über das Internet aufgerufen wird und die Verarbeitung und den Zugrtiff / Austausch der dort gelagerten Daten organisiert. Bekannt sind hier z.B. Google-Drive, Dropbox, iCloud und Onedrive.

Egal ob Cloud- oder Kollaborationsplattformen in der Schule eingesetzt werden sollen: Von der Verarbeitung personenbezogener Daten ist generell abzuraten, wenn keine klare Auftragsdatenverarbeitung und Verfahrensbeschreibung vorliegt. Für Dienste, die ihre Daten in den USA bereitstellen gilt auf Grundlage eines Urteils des Europäischen Gerichtshofes der generelle Verzicht, solange der sichere Transport und die Aufbewahrung nach deutschem Recht nicht gewährleistet sind! Zwar wurden durch die sog. Safe Harbor Principles ursprünglich die Datenverarbeitung von der Europäischen Kommission anerkannt, so daß eine Datenverarbeitung bis vor Oktober 2015 zulässig war. Vom Europäischen Gerichtshof (EuGH) wurde jedoch jüngst die Safe Harbor Principles als nicht ausreichend erklärt und eine Datenverarbeitung auf dieser Grundlage als unzulässig bewertet. Es ist zudem davon auszugehen, dass auch die EU Model Clauses, die andere Dienstleister anführen, ähnlich zu bewerten sind. Daher ist von einer Beauftragung von Dienstleistern aufgrund dieser Rechtsgrundlage sehr deutlich abzuraten. Erste Bußgelder wurden bereits verhängt!

Weitere Informationen zu diesem Sachverhalt finden Sie in diesem Dokument vom Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen (auf der rechten Seite sind Dokumente zum Download).

Dennoch gibt es viele datenschutzkonforme Lösungen zur Kollaboration über das Internet und unabhängig davon, welche Plattform Sie in Ihrer Schule einzuführen gedenken, sind generell einige relevante Punkte zu beachten:

Die Einführung einer Kooperationsplattform in der Sie gemeinsam mit Schülern arbeiten können ist in ihrem Prozedere vergleichbar mit der Einführung eines Lehrwerkes:

  • Beratung innerhalb der Lehrerschaft,
  • Beteiligung der Schülervertretung (Fristen beachten!),
  • Beteiligung der Elternvertretung (Fristen beachten!),
  • Beschluss zur Einführung im Rahmen einer Gesamtkonferenz.

Da bei der Nutzung einer Kooperationsplattform auch datenschutz- und urheberrechtliche Aspekte zu beachten sind, sollen vor Eintritt in den eigentlichen Prozess der Einführung (s. o.) folgende ergänzenden Schritte vorgenommen werden:

  1. Vorabkontrolle (inkl. Liste der technisch-organisatorischen Maßnahmen nach § 7 NDSG) durchführen
  2. Verfahrensbeschreibung (gem. § 8 NDSG) erstellen (für iServ z.B. HIER zu finden – Weitere Dokumente verlinken wir hier auf Anfrage gerne.)
  3. Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (falls erforderlich) abschließen.

Es kann erwartet werden, dass die Anbieter der Kooperationsplattformen den Schulen die dafür notwendigen Informationen und Dokumente zur Verfügung stellen.
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (LfD) arbeitet an einer Checkliste, um sie den Anbietern als Hilfe bei der Erstellung solcher Dokumente bereit zu stellen. Derzeit ist kein Datum zur Veröffentlichung benannt.

Auf der Basis dieser Dokumente (vor allem Vorabkontrolle, Verfahrensbeschreibung, Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung) empfiehlt es sich, ebenfalls vor Eintritt in den eigentlichen Prozess der Einführung (s. o.) folgende Dokumente zu erstellen und zu verabschieden:

  • Computer-Nutzungsordnung für Schülerinnen und Schüler (falls noch nicht vorhanden)
  • Regelungen zur Nutzung privater Geräte in der Schule (falls erlaubt),
  • Informationsschreiben zur Nutzung der Kooperationsplattform,
  • Einwilligung zur Nutzung der Kooperationsplattform (falls benötigt),
  • Dienstanweisung für die Administratoren (falls noch nicht vorhanden),
  • Verpflichtungserklärung für Administratoren zur Einhaltung des Datengeheimnisses (falls noch nicht erfolgt),
  • Regelungen für die externe technische Administration (falls noch nicht vorhanden)
  • Vertraulichkeits- und Sicherheitsvereinbarung für die externe technische Administration (falls noch nicht vorhanden),
  • Abschluss einer Dienstvereinbarung mit dem Personalrat der Schule.

Ob bei der Einführung einer Kooperationsplattform die Einverständniserklärung der Nutzer eingeholt werden muss, ist vom Grad der Verbindlichkeit abhängig:

Wird die Plattform als verbindliches Instrument für die Durchführung oder die Organisation des Unterrichts eingeführt, so ist keine Einverständniserklärung erforderlich. Allerdings sind die Nutzer über die Speicherung und Verwendung personenbezogener Daten zu informieren.

Soll die Plattform neben anderen Kommunikationswegen lediglich optional genutzt werden, muss vor der Einrichtung der Konten eine freiwillige Einverständniserklärung der Nutzer bzw. der Erziehungsberechtigten eingeholt werden.

Falls Schülerinnen und Schüler oder Lehrkräfte nicht über eigene Endgeräte verfügen, muss die Schule den Zugriff auf die Plattform vor Ort ermöglichen. Für die Nutzung der Plattform außerhalb der Schule müssen die Nutzer gegebenenfalls eigene Lösungen finden.

Weitere Quellen:

Stand: 28.03.2017